5. Beleid

5.1. Inleiding
Het beleid van de stichting Hulp Oost-Europa wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur, heeft hierbij een initiërende en voorbereidende rol. Het algemeen bestuur vergaderde in 2004 zesmaal. Het dagelijks bestuur kwam twaalfmaal in vergadering bijeen. In het verslagjaar was er tweemaal een ontmoeting van het dagelijks bestuur met de Raad van toezicht. Behalve beleidszaken stonden er ook (her)benoemingen van bestuursleden op de agenda. Een regelmatig terugkerend onderwerp was in het afgelopen jaar het traject om het CBFkeurmerk te verwerven. Voor de activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstelling kent de stichting verschillende bestuurscommissies. De werkplannen en verslagen van de bestuurscommissies worden in het algemeen bestuur vastgesteld. De hieruit voortvloeiende activiteiten worden in dit jaarverslag per bestuurscommissie verantwoord.

5.2. Statuten en huishoudelijk reglement
In het kader van de aanvraag van het CBF-keurmerk heeft het bestuur zich beraden op het huishoudelijk reglement en de statuten. Resultaat hiervan is dat besloten is op enkele punten de statuten te gaan wijzigen. Het betreft hier met name aanscherping van stemrecht. Voor het huishoudelijk reglement bleek een grondiger herziening noodzakelijk. Het betrof hier niet alleen aanpassingen in het licht van het CBF-traject, maar ook afstemming op de huidige structuur en werkwijze van de werkverbanden. Het bestuur is voornemens om te zijner tijd statuten nogmaals kritisch tegen het licht te houden, mede in het kader van de te voeren beleidsdiscussie. De statutenwijziging is ook nodig vanwege de kerkelijke ontwikkelingen.

5.3. Meerjarenplanning
In het komende verslagjaar zal een nieuwe meerjarenbeleidnota verschijnen. In 2004 zijn de eerste discussies daarover gevoerd. Zowel op basis van ontwikkelingen in Nederland, bijvoorbeeld ontwikkelingen in het geefgedrag en ontwikkelingen in de kerk, als op basis van wat er gebeurt in de landen waar wij ons werk doen, willen we komen tot nieuwe beleidskeuzes. Niet onmogelijk is dat op diverse arbeidsvelden het beleid zal wijzigen. Het is goed om via een meerjarenbeleidcyclus regelmatig het gevoerde beleid te evalueren en de ontwikkelingen in de omgeving te analyseren. Het bestuur vindt het belangrijk om zo de juiste sturing te geven in het licht van missie en doelstellingen van de stichting.

5.4. Aansprakelijkheid m.b.t. jongerenreizen
Het werk van de stichting brengt met zich mee dat er veel reisverkeer is. Niet alleen bestuursleden en vrijwilligers, maar ook veel jongeren reizen naar Oost-Europa, bijvoorbeeld voor een werkvakantie. We mogen met dankbaarheid vaststellen dat we in het afgelopen jaar in dit kader geen ongelukken hebben meegemaakt. Tegelijkertijd realiseert het bestuur zich dat de regelingen rond deze activiteiten helder en transparant moeten zijn. Bovendien is het voor de bewaking van de continuïteit van onze werkzaamheden onverantwoord om door dergelijke activiteiten als stichting aansprakelijkheid te aanvaarden. Daarom heeft het bestuur in het afgelopen jaar een
vrijwaringverklaring en een instructie voor leiders van jongerenvakantiegroepen ontwikkeld waarin helder verwoord is hoe dit geregeld is.

5.5. CBF-keurmerk
Na een periode van voorbereiding kon in het verslagjaar de aanvraag van het CBF-keurmerk daadwerkelijk gerealiseerd worden. Om deze aanvraag te realiseren moest veel werk verricht worden. Met name de medewerkers van kantoor en de penningmeester hebben zich hiervoor ingezet. Het bestuur was dankbaar toen het bericht kwam dat de stichting vanaf 6 september 2004 het CBF-keurmerk mag voeren. Voor de fondsenwerving is het keurmerk uiterst belangrijk. De stichting presenteert zich als een organisatie die zich op een verantwoorde manier bezighoudt met het werven van fondsen voor goede doelen en een transparant beleid voert.

5.6. Kerkelijke ontwikkelingen
Het jaar 2004 mag gekenschetst worden als een bewogen jaar in de geschiedenis van onze kerk. In het bijzonder voor hen die zich verbonden weten in het  gereformeerde belijden. Op 1 mei 2004 ging de Nederlandse Hervormde Kerk op in de Protestantse Kerk in Nederland. De totstandkoming van de PKN noopt onze stichting tot bezinning op haar kerkelijke grondslag. Die bezinning zal moeten leiden tot een aanpassing van de statuten. In het afgelopen jaar heeft dit punt verschillende keren op de agenda van het bestuur gestaan. Ook met de Raad van Toezicht is hierover van gedachten gewisseld. Een speciale, breed samengestelde commissie zal zich in het komende jaar hiermee bezighouden. Onze stichting rekent in ieder geval ook in de toekomst allen die zich in het Gereformeerd belijden herkennen tot haar achterban.

5.7. Logo
Het ‘gezicht’ van de stichting, de huisstijl dus, is in het afgelopen jaar vernieuwd en heeft een ingrijpende verandering ondergaan. Na vele jaren is afscheid genomen van het vertrouwde logo, waarin de verbeelding van brood, Bijbel en kerk in het beeldmerk een belangrijke plaats innam. Het bestuur achtte de tijd voor vernieuwing gekomen. De doelstelling is nog steeds dezelfde, maar gaandeweg is steeds duidelijker geworden dat hulpverlening in Oost-Europa geen ‘eenrichtingverkeer’ is, maar berust op wederkerigheid.We krijgen veel terug: kostbare lessen in mededeelzaamheid, gastvrijheid, herbergzaamheid, geloofsverdieping. Die wederkerigheid krijgt in het nieuwe logo vorm. De missie ‘oog en hart voor de naaste’ komt nadrukkelijk als richtinggevend thema naar voren. Het logo is naar kleur en vorm eigentijds, fris, helder en eenvoudig. Bovendien is het meer geschikt voor gebruik in advertenties en andere publicaties.